Was Sie zum Thema Besprechungsprotokoll wissen sollten

Diese Seite enthält zahlreiche Informationen zum Thema Besprechungsprotokoll. Sie soll Ihnen dabei helfen, das Führen von Besprechungsprotokollen in Ihrer Organisation zu rationalisieren.

Besprechungs-protokoll

Meeting Protokoll Fertigstellen und Verteilen eines Besprechungsprotokolls mit MeetingBooster

Was ist ein Besprechungsprotokoll?

Besprechungsprotokolle sind direkt geführte Notizen über die Diskussionen und Entscheidungen bzw. Aktionen, die während des Meetings stattgefunden haben. Es gibt drei verschiedene Typen von Besprechungsprotokollen, auf die wir später näher eingehen werden. In jedem Fall ist es nötig, schon vor der eigentlichen Besprechung einen Protokollführer zu bestimmen. Spezielle Typen von Meetings (Ausschusssitzungen, Vorstandssitzungen etc.) erfordern spezielle Elemente, die eingebunden werden müssen sowie spezielle äußere Formen, an die man sich halten muss. Es ist wichtig, all dies bereits vor dem Meeting zu klären.

Besprechungsprotokoll-Muster:

Tipps zu Besprechungsprotokollen:

  • Bestimmen Sie einen Protokollführer
  • Legen Sie besprechungsbedingt spezifische Anforderungen oder Formate fest
  • Legen Sie den Beginn und, wenn nötig, den Ort der Besprechung fest
  • Legen Sie den Typ des Besprechungsprotokolls fest: Ergebnis-, Verlaufs- und Wortprotokoll
  • Halten Sie alle relevanten Diskussionen, Entscheidungen, Vereinbarungen und sonstige Aktionen fest
  • Formatieren Sie das Dokument entsprechend den firmenspezifischen Anforderungen
  • Verteilen Sie das Besprechungsprotokoll an die betreffenden Teilnehmer
  • Archivieren Sie das Besprechungsprotokoll für später

Wenn Sie nicht sicher sind, wie man ein Besprechungsprotokoll führt, könnte die Verwendung von Meeting Management-Software wie MeetingBooster den Prozess vereinfachen, d.h. die Verantwortlichkeit genauer definieren, die Konsistenz und insgesamt die Effektivität der Besprechung erhöhen.

Muster eines Besprechungsprotokolls

Bei der Suche nach Muster von Besprechungsprotokollen werden Sie online eine ganze Menge – vor allem von tatsächlichen Besprechungen - finden. Das Problem ist, dass das Dokument eines solchen Besprechungsprotokolls auf einer bestimmten Tagesordnung beruht – und die ist ja naturgemäß für jedes Meeting oder jede Firma sehr individuell. Da also alle Dokumente eines Besprechungsprotokolls firmenspezifisch und auf die jeweilige Besprechung bezogen sind, hier ein Muster, das mit der Meeting Management-Software namens MeetingBooster erzeugt wurde.

Muster eines Besprechungsprotokolls

Besprechungsprotokoll-Typen

Es gibt drei Standardtypen: Ergebnis-, Verlaufs- und Wortprotokoll. Jeder Typ ist für spezielle Verwendung optimal:

  • Ergebnisprotokoll - Entscheidungen und durchzuführende Aktionen werden festgehalten; nicht hingegen die Diskussion, die zu den Ergebnissen führte.
  • Verlaufsprotokoll - enthält alles, was das Ergebnisprotokoll enthält, plus der Reden und Diskussionen, die zu den Ergebnissen geführt haben.
  • Wortprotokoll - Festhalten des Meetings Wort für Wort.
  • Der gängigste Typ für Besprechungsprotokolle ist das Verlaufsprotokoll, wobei je nach Typ der Besprechung auch ein anderer Typ – oder eine Kombination aus den dreien - besser geeignet sein kann.

Notieren des Besprechungsprotokolls

Unabhängig vom Typ des Besprechungsprotokolls ist es wichtig, den Beginn, die Anwesenheit der Teilnehmer und die Begrüßung festzulegen. Während der Besprechung ist der Protokollführer dafür verantwortlich, alle wichtigen Informationen festzuhalten. Manchmal ist es gar nicht einfach, alle Themen akkurat zu erfassen, weshalb der Einsatz von Software hierfür immer populärer wird.

Notieren des Besprechungsprotokolls

Da das Besprechungsprotokoll den Themen der Tagesordnung folgt, ist eine dem Protokollführer vorliegende Kopie der Tagesordnung unerlässlich. Der Protokollführer muss sich in der Tagesordnung von Punkt zu Punkt bewegen, z.B. um wichtige Themen zu rekapitulieren oder neue Diskussionen ggf. in bereits vorhandene Themen einzufügen.

Werden Entscheidung getroffen, ist es wichtig, dass der Protokollführer diese festhält und: Wer dafür verantwortlich ist. Gibt es weitere Aktionen, ist der Protokollführer dafür verantwortlich, die entsprechenden Aufgaben genau zu definieren bzgl. Ausnahmen, Zeitfenster und des Teams, das für eine Aufgabe verantwortlich ist. In einigen Fällen wird der Protokollführer diese Inhalte zusammen mit dem Besprechungsprotokoll verteilen, in anderen direkt an den zuständigen Manager weiterleiten.

Obwohl viele Organisationen ein Standard-Textverarbeitungsprogramm wie MS Word dafür verwenden, wird spezielle Management-Software wie MeetingBooster mehr und mehr zum Standard. MeetingBooster erlaubt dem Protokollführer ein schnelles Eingeben von Notizen – basierend auf einer formalisierten Agenda. Jedes Thema kann gewählt, der Teilnehmer, der einen Kommentar abgegeben hat, selektiert werden – und die gemachten Entscheidungen können identifiziert werden.

Der Protokollführer kann sich nach in der Agenda navigieren und so per Mausklick mit dem aktuellen Präsentator synchronisieren. Aktionen lassen sich einfach identifizieren und dynamisch in das Dokument des Besprechungsprotokolls eingebunden oder an Dritte weitergegeben werden.

Fertigstellen des Besprechungsprotokolls

Wird das Meeting unterbrochen, ist der Protokollführer verantwortlich für die Überprüfung und das jeweilige Abschließen des Protokolls. Das kann beim Verwenden herkömmlicher Programme wie MS Word ziemlich mühsam sein und enthält naturgemäß Redundanzen, weil der Protokollführer die notierte Information zumindest einmal "ins Reine schreiben", d.h. in ein Dokument mit entsprechender Formatierung überführen muss. Das Dokument muss einfach weiterzugeben und in manchen Fällen archivierbar sein.

Standard E-Mail-Systeme oder Intranet-Umgebungen machen das Verteilen von Besprechungsprotokollen einfacher; allerdings ist nicht unbedingt garantiert, dass genau die richtigen Personen das Protokoll erhalten. Auch die E-Mail-Adressen als solche können ein Problem sein, wenn es auch Teilnehmer außerhalb Ihrer Organisation gibt oder solche, die beim Meeting selbst nicht anwesend sind. Es ist deshalb wichtig, dass der Protokollführer die Liste der entsprechenden Personen beim Start der Besprechung überprüft und sicherstellt, dass auch vorgesehene, aber nicht teilnehmende Parteien das Protokoll erhalten.

Fertigstellen des Besprechungsprotokolls

Beim Verwenden von Besprechungsprotokoll-Software wird dieser Prozess ist automatisiert. Die vorgefertigte Teilnehmerliste wird zu Beginn der Besprechung erstellt und dabei alle E-Mail-Adressen im System angemeldet. Das Dokument des Besprechungsprotokolls wird mit Hilfe professioneller Layouts erzeugt und enthält alle wichtigen Informationen, organisiert in einem einfach zu lesenden Format. Das Besprechungsprotokoll kann an Teilnehmer und Teams mit wenigen Mausklicks verteilt und gleichzeitig für später archiviert werden.

Warum MeetingBooster die beste Software zum Führen von Besprechungsprotokollen ist

  • Einfaches Notieren von Diskussionen und Entscheidungen
  • Automatisches Generieren eines formalen Dokuments aus dem Besprechungsprotokoll
  • Verteilen des Besprechungsprotokolls an Teilnehmer und Teams
  • Archivieren des Besprechungsprotokolls für spätere Verwendung/Überprüfung